Documents à demander à un sous-traitant BTP : obligatoires et recommandés

Les listes de « documents sous-traitant » qui circulent mélangent souvent ce que la loi impose et ce que la prudence conseille. La distinction n'est pas théorique : seules les pièces prévues par le Code du travail font jouer la présomption de vigilance et vous protègent contre la solidarité financière. Les autres vous protègent sur d'autres terrains (malfaçons, fraude au paiement, conformité du chantier) et relèvent de votre contrat.

Le texte n'impose pas d'ancienneté maximale à l'extrait Kbis. Par prudence, beaucoup de donneurs d'ordre demandent un extrait récent, de moins de trois mois, comme le préconise par exemple une présentation de la DREETS Auvergne-Rhône-Alpes. Ce qui compte surtout : que le SIREN de l'extrait soit identique à celui de l'attestation de vigilance, du contrat et des factures.

Chacune de ces pièces fait l'objet d'un guide dédié : Attestation de vigilance Urssaf, Vérifier son authenticité et Liste nominative des travailleurs étrangers.

Le cas des entreprises étrangères est détaillé dans Sous-traitant étranger ou détaché : les vérifications spécifiques.

Les documents suivants ne sont pas exigés au titre de l'obligation de vigilance. Leur absence n'entraîne pas la solidarité financière de l'article L.8222-2, mais elle peut vous exposer sur d'autres plans. Prévoyez-les dans votre contrat de sous-traitance.

Attestation d'assurance de responsabilité civile décennale

L'assurance décennale est obligatoire pour les constructeurs liés au maître d'ouvrage (Code des assurances, art. L.241-1). Selon la fiche officielle de Service Public, les sous-traitants sont exclus du champ de cette garantie obligatoire, faute de lien direct avec le maître d'ouvrage : ils restent responsables envers l'entreprise principale de leurs engagements. En pratique, l'entreprise principale a tout intérêt à exiger une attestation d'assurance couvrant les activités sous-traitées, en vérifiant que les travaux confiés figurent bien parmi les activités déclarées et que la période de validité couvre l'ouverture du chantier.

Responsabilité civile professionnelle

Elle couvre les dommages causés aux tiers pendant le chantier. Elle n'est pas imposée par l'obligation de vigilance, mais elle est couramment exigée par les contrats de sous-traitance.

Avis de situation au répertoire Sirene

Gratuit et téléchargeable en ligne, il confirme que l'entreprise est active et donne son activité principale déclarée. Il complète utilement l'extrait d'immatriculation.

RIB au nom de l'entreprise

Un RIB au nom exact de la société titulaire du contrat limite le risque de fraude au changement de coordonnées bancaires. Toute demande de modification de RIB mérite une confirmation par un autre canal que celui de la demande.

Qualifications et certifications

Les qualifications professionnelles (Qualibat ou équivalent) relèvent du contrat. Certaines certifications sont en revanche imposées par la réglementation pour des travaux précis : par exemple, les travaux de retrait d'amiante relevant de la sous-section 3 doivent être confiés à une entreprise certifiée (C. trav., art. R.4412-129).

Carte d'identification professionnelle BTP

Chaque salarié qui réalise des travaux de bâtiment ou de travaux publics doit disposer de la carte BTP (art. L.8291-1). La démarche incombe à son employeur, mais l'absence de carte sur un chantier est un signal d'alerte que vous pouvez vérifier lors des réunions de chantier.

Depuis le 1er janvier 2014, les travaux de construction réalisés par un sous-traitant pour le compte d'une entreprise principale assujettie relèvent de l'autoliquidation de la TVA (CGI, art. 283, 2 nonies). Le sous-traitant facture hors taxes, avec la mention « autoliquidation », et c'est l'entreprise principale qui déclare et acquitte la TVA.

• Vérifiez sur chaque facture l'absence de TVA et la présence de la mention « autoliquidation ».
• Gardez le contrat de sous-traitance ou, à défaut, un devis ou un bon de commande signé qui établit le lien de sous-traitance.
• Si le sous-traitant relève de la franchise en base de TVA, aucune TVA n'est due par l'entreprise principale sur ses prestations.
• L'oubli d'autoliquidation par l'entreprise principale est sanctionné par une amende égale à 5 % de la TVA concernée (CGI, art. 1788 A, selon la fiche officielle).

1. Attestation de vigilance de moins de six mois, authenticité vérifiée en ligne, trace du contrôle conservée.
2. Extrait Kbis ou extrait RNE, SIREN identique à celui de l'attestation.
3. Liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, ou déclaration qu'il n'en emploie pas.
4. Attestation d'assurance décennale couvrant les activités confiées, en cours de validité.
5. Attestation de responsabilité civile professionnelle.
6. RIB au nom de l'entreprise.
7. Qualifications ou certifications exigées par le marché ou la réglementation.
8. Contrat de sous-traitance mentionnant l'obligation de renouveler les pièces tous les six mois.

Pour obtenir ces pièces sans perdre de temps, utilisez notre modèle de courrier de demande et de relance. Et si votre sous-traitant est un micro-entrepreneur, lisez Auto-entrepreneur sous-traitant : quelle attestation exiger ?.