Sommaire du guide
Avant d'envoyer quoi que ce soit
Ces modèles servent un objectif précis : obtenir, à la signature puis tous les six mois, les pièces qui vous permettent de démontrer votre obligation de vigilance, et garder la trace de vos demandes. Trois règles simples les rendent efficaces :
- Un destinataire identifié : le gérant ou la personne chargée de l'administratif chez le sous-traitant, pas l'adresse générique d'un chef d'équipe.
- Une date limite claire : sans date, une demande n'appelle pas de réponse.
- Une trace conservée : archivez l'e-mail envoyé et la réponse avec les pièces, dans le dossier du chantier.
Modèle 1 : demande des pièces avant la signature
À envoyer dès l'accord de principe sur le devis, avant toute signature et tout démarrage. Il regroupe les trois pièces obligatoires pour un sous-traitant établi en France et les pièces que vous jugez utiles.
Objet : [Chantier] – Pièces administratives à transmettre avant signature
Bonjour [Prénom Nom], Nous vous remercions pour votre proposition concernant [nature des travaux] sur le chantier [nom et adresse du chantier]. Avant la signature du contrat de sous-traitance, et conformément aux articles L.8222-1 et D.8222-5 du Code du travail, merci de nous transmettre : 1. Votre attestation de vigilance Urssaf (attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations) datant de moins de six mois, complète avec son code de sécurité ; 2. Un extrait Kbis ou un extrait d'immatriculation au Registre national des entreprises ; 3. La liste nominative de vos salariés étrangers soumis à autorisation de travail (date d'embauche, nationalité, type et numéro du titre), conformément à l'article D.8254-2 du Code du travail, ou une déclaration indiquant que vous n'en employez pas. Nous vous remercions de joindre également : - votre attestation d'assurance de responsabilité civile décennale couvrant les travaux confiés ; - votre attestation de responsabilité civile professionnelle ; - un RIB au nom de votre entreprise. Merci de nous faire parvenir ces documents avant le [date]. Le démarrage des travaux ne pourra intervenir qu'après leur réception et leur vérification. Pour information, ces pièces devront être renouvelées tous les six mois jusqu'à la fin de votre intervention. Bien cordialement, [Prénom Nom] [Fonction] – [Entreprise] [Téléphone]
Modèle 2 : relance avant l'échéance semestrielle
À envoyer environ un mois avant la date à laquelle la dernière attestation reçue aura six mois. C'est la relance la plus importante : elle évite le « trou » de vigilance en cours de chantier.
Objet : [Chantier] – Renouvellement de vos pièces administratives avant le [date]
Bonjour [Prénom Nom], Votre intervention sur le chantier [nom du chantier] se poursuit et nous vous en remercions. L'attestation de vigilance que vous nous avez transmise est datée du [date]. En application de l'article D.8222-5 du Code du travail, nous devons disposer d'une nouvelle attestation tous les six mois jusqu'à la fin du contrat. Merci de nous transmettre avant le [date d'échéance] : 1. Une attestation de vigilance Urssaf datant de moins de six mois, avec son code de sécurité ; 2. Un extrait Kbis ou un extrait RNE récent ; 3. La liste nominative à jour de vos salariés étrangers soumis à autorisation de travail (article D.8254-4 du Code du travail). Votre attestation se télécharge directement depuis votre espace en ligne Urssaf. Bien cordialement, [Prénom Nom] [Fonction] – [Entreprise]
Modèle 3 : relance ferme après l'échéance
Lorsque l'échéance est dépassée, le ton doit changer : vous n'êtes plus en mesure de démontrer la vigilance pour la période en cours. Ce modèle rappelle les conséquences prévues par votre contrat ; adaptez-le à vos clauses réelles.
Objet : [Chantier] – Pièces administratives manquantes – Réponse attendue sous [X] jours
Bonjour [Prénom Nom], Malgré notre demande du [date], nous n'avons pas reçu votre attestation de vigilance Urssaf actualisée. La précédente, datée du [date], a désormais plus de six mois. Nous vous rappelons que l'article L.8222-1 du Code du travail nous impose de vérifier, tous les six mois jusqu'à la fin du contrat, que votre entreprise s'acquitte de ses obligations déclaratives, et que l'article D.8222-5 précise les documents à nous remettre à cet effet. Merci de nous transmettre ces documents au plus tard le [date]. À défaut, et conformément à l'article [numéro] de notre contrat de sous-traitance, nous serons contraints de [suspendre les règlements en attente / suspendre votre intervention sur le chantier / mettre en œuvre la clause de résiliation]. Nous restons à votre disposition pour toute difficulté d'obtention de ces pièces. Bien cordialement, [Prénom Nom] [Fonction] – [Entreprise]
Modèle 4 : demande à une entreprise qui détache des salariés
Pour un sous-traitant établi hors de France, les pièces diffèrent : documents de l'article D.8222-7 à la signature et tous les six mois, et pièces de l'article R.1263-12 avant chaque détachement. Le détail est dans Sous-traitant étranger ou détaché.
Objet : [Chantier] – Documents requis avant le début du détachement
Bonjour [Prénom Nom], En vue de votre intervention sur le chantier [nom et adresse] à compter du [date], merci de nous transmettre, en français ou accompagnés d'une traduction en français : Avant la signature (articles D.8222-7 et D.8222-8 du Code du travail) : 1. Un document mentionnant votre numéro d'identification à la TVA ; 2. Un document attestant la régularité de votre situation sociale (règlement (CE) n° 883/2004 ou convention de sécurité sociale) et, si la législation de votre pays le prévoit, l'attestation de votre organisme de sécurité sociale indiquant que vous êtes à jour de vos déclarations et cotisations ; 3. Si votre immatriculation à un registre professionnel est obligatoire dans votre pays, un document de l'autorité qui tient ce registre ; 4. La liste nominative de vos salariés étrangers soumis à autorisation de travail en France (article D.8254-3). Avant chaque détachement (article R.1263-12 du Code du travail) : 5. L'accusé de réception de votre déclaration de détachement effectuée sur le téléservice SIPSI ; 6. Une attestation sur l'honneur, signée par votre représentant légal, certifiant le paiement des éventuelles amendes administratives prononcées en matière de détachement ; 7. Les nom et coordonnées de votre représentant en France. Sans ces documents, nous ne pourrons pas autoriser l'accès au chantier. Bien cordialement, [Prénom Nom] [Fonction] – [Entreprise]
Modèle 5 : injonction après une alerte écrite
Si un agent de contrôle, un syndicat, une association professionnelle ou une institution représentative du personnel vous informe par écrit qu'un cocontractant, un sous-traitant ou un subdélégataire est en situation irrégulière, l'article L.8222-5 vous impose d'enjoindre aussitôt à votre cocontractant de faire cesser la situation. À envoyer sans délai, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception, en conservant une copie.
Objet : Injonction – article L.8222-5 du Code du travail – Chantier [nom]
Madame, Monsieur, Par [courrier / courriel] du [date], [identité de l'auteur de l'alerte : agent de contrôle, organisation syndicale, etc.] nous a informés que [votre entreprise / l'entreprise X, votre sous-traitant] ne s'acquitterait pas des formalités prévues aux articles L.8221-3 et L.8221-5 du Code du travail dans le cadre du chantier [nom et adresse]. En application de l'article L.8222-5 du Code du travail, nous vous enjoignons de faire cesser sans délai cette situation et de nous en justifier par écrit au plus tard le [date], en nous transmettant notamment : - une attestation de vigilance Urssaf datant de moins de six mois ; - [toute pièce pertinente au regard de l'alerte : déclarations préalables à l'embauche, bulletins de paie, etc.]. Nous nous réservons la possibilité de prendre toute mesure prévue au contrat. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. [Prénom Nom] [Fonction] – [Entreprise]
Les conséquences d'une inaction sont détaillées dans Solidarité financière et travail dissimulé.
Après l'envoi : vérifier et classer
- À réception, vérifiez l'authenticité de l'attestation avec son code de sécurité : voir Vérifier une attestation de vigilance.
- Contrôlez la cohérence du SIREN entre attestation, extrait d'immatriculation, contrat et factures.
- Notez la date de réception et la date de la prochaine échéance.
- Classez la demande, la réponse, les pièces et la trace du contrôle dans le dossier du chantier.
- Programmez dès maintenant la relance suivante.
Sources
- Code du travail, art. L.8222-1
- Code du travail, art. D.8222-5 (documents)
- Code du travail, art. D.8222-7 et D.8222-8 (cocontractant étranger)
- Code du travail, art. D.8254-2, D.8254-3 et D.8254-4 (liste nominative)
- Code du travail, art. R.1263-12 (détachement)
- Code du travail, art. L.8222-5 (injonction)
- justice.fr (DILA) : Obtenir une attestation de vigilance
Sources vérifiées le . Ce guide est une information générale : il ne remplace pas la lecture des textes en vigueur ni le conseil d'un professionnel du droit pour une situation particulière.