Contrôle Urssaf du donneur d'ordre : comment présenter son dossier de vigilance

Votre dossier de vigilance peut être examiné dans deux cadres différents, qu'il faut distinguer parce que les enjeux ne sont pas les mêmes.

Dans les deux cas, la question posée est la même : pour tel contrat et telle période, avez-vous obtenu les documents exigés et vérifié l'authenticité de l'attestation ? Votre dossier doit permettre d'y répondre en quelques minutes, pièce par pièce.

L'article L.8222-1 impose de vérifier, lors de la conclusion d'un contrat d'au moins 5 000 € HT (art. R.8222-1) puis périodiquement jusqu'à la fin de son exécution, que votre cocontractant s'acquitte de ses obligations d'immatriculation et de déclaration. L'article D.8222-5 précise comment en apporter la preuve : vous êtes considéré comme ayant procédé à ces vérifications si vous vous êtes fait remettre, lors de la conclusion du contrat et tous les six mois jusqu'à la fin de son exécution :

• une attestation de vigilance datant de moins de six mois, dont vous vous êtes assuré de l'authenticité auprès de l'organisme de recouvrement ;
• lorsque l'immatriculation est obligatoire, une preuve d'immatriculation : extrait Kbis, extrait d'immatriculation au Registre national des entreprises, ou à défaut un devis, document publicitaire ou correspondance professionnelle portant les mentions prévues par le texte.

La présomption repose sur ces seules pièces. L'article D.8222-5 vise l'attestation prévue à l'article L.243-15 du Code de la sécurité sociale, émanant de l'organisme de recouvrement : une attestation sur l'honneur ou un engagement du sous-traitant à respecter la législation ne la remplace pas.

Le Code du travail ne prescrit aucune forme particulière pour ce dossier. L'organisation suivante répond à la façon dont la question sera posée lors d'un contrôle : un sous-traitant, un contrat, une période.

Pour un sous-traitant établi à l'étranger, la liste des pièces est celle de l'article D.8222-7, avec traduction en français (art. D.8222-8) : voir Sous-traitant étranger ou détaché.

Les failles d'un dossier se trouvent rarement à la signature. Elles apparaissent au fil du chantier :

• L'échéance semestrielle oubliée : l'attestation de la signature ne couvre pas la période suivante.
• L'attestation reçue mais jamais vérifiée : sans contrôle d'authenticité, la condition de l'article D.8222-5 n'est pas remplie.
• Le contrat fractionné : une succession de petites commandes pour un même ouvrage peut franchir le seuil de 5 000 € HT sans que personne n'ait déclenché les vérifications.
• La pièce au mauvais nom : attestation d'une autre société du groupe, ancien SIREN, établissement non couvert.
• Le contrat qui se prolonge : la vérification reste due jusqu'à la fin de l'exécution, même au-delà du planning initial.

Lorsqu'un sous-traitant a fait l'objet d'un procès-verbal pour délit de travail dissimulé et que l'organisme de recouvrement estime que vous n'avez pas satisfait à votre obligation de vigilance, il peut vous réclamer, au titre de la solidarité, les sommes prévues à l'article L.8222-2 et annuler vos propres réductions et exonérations de cotisations (CSS, art. L.133-4-5). La procédure est contradictoire : lisez attentivement les documents reçus, les sommes et les périodes visées, et le délai de réponse qu'ils indiquent.

1. Lisez la période et le contrat visés : le dossier à sortir est celui de ce sous-traitant, pour ces dates.
2. Rassemblez les pièces de chaque échéance couvrant la période, avec les traces de vérification.
3. Répondez par écrit dans le délai indiqué sur le document reçu, en joignant les pièces et en expliquant la chronologie.
4. Contrôlez le montant : la solidarité est calculée à proportion de la valeur des travaux réalisés pour vous (art. L.8222-3).
5. Faites-vous assister par un avocat ou votre expert-comptable dès réception : les délais de réponse et de recours sont encadrés.

Si vous avez obtenu et vérifié les pièces de l'article D.8222-5 pour la période en cause, vous êtes considéré comme ayant procédé aux vérifications de l'article L.8222-1 : la condition de la solidarité fondée sur le manquement à cet article n'est alors pas remplie. C'est tout l'enjeu du dossier.

Aucun texte ne fixe de durée de conservation propre aux pièces de vigilance. La bonne référence est la durée pendant laquelle l'organisme de recouvrement peut encore réclamer des sommes au titre de la période couverte, durée fixée par le Code de la sécurité sociale et plus longue en cas de travail dissimulé.

Un dossier reconstitué la veille d'un contrôle est rarement complet. Le plus simple est de le construire à chaque échéance :

1. Un dossier par sous-traitant, un sous-dossier par contrat.
2. À chaque réception : enregistrer la pièce, sa date de réception et la trace du contrôle d'authenticité.
3. Un tableau de suivi des échéances : date de signature, date de chaque attestation, prochaine échéance.
4. Une relance avant chaque échéance, conservée avec la réponse : voir notre modèle de courrier.
5. Un classement qui permet de sortir, en quelques minutes, toutes les pièces d'un contrat pour une période donnée.

Ces bonnes pratiques ne rendent pas un sous-traitant régulier. Elles vous permettent de prouver que vous avez fait ce que la loi exige : la méthode de vérification est détaillée dans Vérifier l'authenticité d'une attestation.

Puis-je régulariser en produisant des attestations obtenues après coup ?

L'article D.8222-5 vise les documents remis lors de la conclusion du contrat puis tous les six mois. Une attestation obtenue après le contrôle renseigne sur la situation du sous-traitant à sa date ; elle ne démontre pas que vous aviez fait les vérifications pendant la période contrôlée.

Des copies numériques suffisent-elles ?

Le texte n'impose pas de format papier. Des fichiers PDF conviennent, à condition d'être datés, rattachés au bon contrat et accompagnés de la trace du contrôle d'authenticité.

La loi du 25 juin 2026 change-t-elle quelque chose ?

Elle crée une obligation de vigilance propre au maître d'ouvrage envers les sous-traitants qu'il a acceptés (art. L.8222-1-1) et prévoit une dispense de la majoration de redressement de l'article L.243-7-7 du Code de la sécurité sociale pour le maître d'ouvrage ou le donneur d'ordre qui règle les sommes, ou présente un plan d'échelonnement, dans un délai fixé par décret. Voir Loi du 25 juin 2026.